دفاتر اسناد رسمی بخشی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمناً کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می دهند.
واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضاییه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده است،که خود جای تامل و نگرانی بوده و هست. ,09390205345 آقای پورعباسی
دفتر ثبت اسناد رسمی-دفترخانه
دفتر ثبت اسناد رسمی یا دفترخانه یا محضر یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه ای عقود و قراردادهاو تنظیم و ثبت رسمی اسناد در ایران است.هرچند این نهاد زیر نظر قوه قضاییه است ولی بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می شود.
دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است.
این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع های بی مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند.
هر چند در ایران به ظاهر، سردفتری اسناد رسمی از مشاغل آزاد به شمار می آید لکن قوانین ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می نماید.
در ایران شخصیت حقوقی دفترخانه، شخصیت مستقلی نیست و دفترخانه از استقلال حقوقی برخوردار نیست.
ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می نماید در صورتی که بدیهی است سردفتر نباید هر سندی تنظیم کند مگر اینکه قدرت استدلال و دفاع از آن سند تنظیمی را در خود قبل از تنظیم سند دیده و سنجیده باشد که بعداً بتواند از خود دفاع کند.
سردفتر:اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می شود. ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی تأکید می کند که همه «مسئولیت های دفترخانه بر عهده سردفتر است».
دفتریار :دفتریار سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می باشد.طبق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار می تواند یک دفتریار دوم هم داشته باشد.
چگونه یک دفتریار می تواند سردفتر شود ؟
دفتریار اصیل میتواند بعد از سه یا هفت سال سابقه دفتریاری، سردفتر شوند.
دفتریار برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی و با پیشنهاد سردفترمنصوب می شود. سردفتر حق تقاضای هیچ کاری از دفتریار ندارد و سردفتر حق اخراج وی را ندارد.
دفتریار، شریک درآمد دفترخانه است.
دفتریار فقط در درآمد شریک است (15 درصد از حق التحریر ماهیانه دفترخانه )و در کار و مسئولیت و هزینه ها وضررها هیچ شراکتی ندارد.
در قانون، هیچ مسئولیتی برای دفتریار ذکر نشده است.
امضای دفتریار در اعتباربخشی به اسنادرسمی تأثیری ندارد!!
دفترنویس:دفترنویس یا « ثبّات » کارکنانی بودند که متن اسنادی که متون اسناد تنظیمی را در دفتر سردفتر ثبت می کردند و این دفاتر به امضای متعهدین و سردفتر و دفتریار می رسید.
از سال های ۱۳۹۲ تا سال ۱۳۹۵ و سال های پس از آن با راه اندازی ((سامانه ثبت الکترونیکی اسناد )) به تدریج این شغل از تشکیلات دفاتر اسناد رسمی حذف گردید و بجای آن از اپراتور های ماهر و مسلط به تنظیم سند استفاده میشود.
سندنویس:سندنویسان همان (کارمندان باتجربه و مسلط به نحوه تنظیم اسناد )هستند و این شغل یکی از مهم ترین سمتها در یک دفترخانه است.
مبحث دوم) : مسئولیت های دفترخانه
سه نوع مسئولیت برای دفاتر اسناد رسمی در ایران وجود دارد:
۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازات های انتظامی را برمی شمرد که ۵ درجه شامل :
۱-توبیخ با درج در پرونده،
۲- جریمه های نقدی،
۳و۴- انواع انفصال موقت
۵- انفصال دائم می باشد
و طبق ماده ۲۹ آئین نامه های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده است.
۲-مسئولیت کیفری :
سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش بینی گردیده است؛
و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود ، جاعل در اسناد رسمی محسوب و به مجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد.
نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید.
۳-مسئولیت مدنی سردفتر :
هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.
سردفترانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی نفع مسئول خواهند بود .
هرگاه سندی در اثر (تقصیر یا تخلف) آن ها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.
قانون و مسئولیت مدنی سردفتر
مسئولیت مدنی سردفتر بطور انحصاری منطبق با هیچ کدام از نظریه های تقصیر یا خطر یا تضمین حق و غیره نبوده و قواعد تسبیب و اتلاف را هم نمی توان بطور انحصاری از موجبات و مبانی آن تلقی نمود؛
بلکه مجموعه ای از عناصر هر یک را به همراه خود داشته و چون منشأ ایجاد آن «قانون» بوده دارای ترکیب و ماهیت ویژه ای است که با سایر وجوه مسئولیت مدنی متفاوت است.
مسئولیت مدنی سردفتر
مسئولیت مدنی سردفتر نسبت به تمام ضررهای مادی و معنوی و در برابر تمامی اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی، عمومیت و شمول دارد.هیچ گونه تناسبی بین تعهدات و مسئولیت های سردفتر از یک طرف و حقوق و مزایای وی از طرف دیگر در قیاس با سایر مشاغل حرفه ای وجود ندارد!مسؤولیت مدنی سردفتر اسناد رسمی چیزی فراتر از مسؤولیتهای اداری اوست.در صورت بروز تقصیر یا حتی خطایی ساده و ورود خسارت، وی مجبور به جبران آن در حق اشخاص زیاندیده است و با توجه کثرت و پیچیدگی های تکالیف و وظایف سردفتران اسناد رسمی، بروز خطا گریزناپذیر است.
مبحث سوم): موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی مطابق ماده ۱۶ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ مقرر شده که هیچ سندی را نمی توان، تنظیم و در دفاتر اسناد رسمی ثبت کرد مگر آنکه موافق مقررات و قانون باشد، بعد از تصویب این قانون سردفتران و دفتریارانی که برخلاف قانون سندی را تنظیم و ثبت می کردند متخلف محسوب می شدند.
ماده ۲۹ و ثبت اسناد رسمی: قانونگذار فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته است ولی ماده ۲۹ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ «تنظیم سند برخلاف بخشنامه ها و دستورالعمل ها» را به عنوان تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران عنوان نموده است که مورد نظر قانونگذار نبوده است،قانون فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته است.در کشور ایران موانع ایجادشده بر سر راه تنظیم سندرسمی موجب روی گردانی مردم از تنظیم اسنادرسمی شده است. این مشکلات زمینه ساز دعوی و باعث افزایش حضور مردم در محاکم و مراجع قضایی است.
دفتر اسناد رسمی چیست
برای تنظیم رسمی اسناد استعلامات متعددی نیاز است.از جمله دلایلی که مانع مراجعه مردم برای تنظیم اسناد به صورت رسمی در دفترخانه ها می شود، این است که دولت اسناد رسمی را به عنوان وسیله ای برای وصول مطالبات خود قرار می دهد.
یکی از مطالبی که به عنوان مانع در کتابت معاملات مردم مطرح هست تبدیل شدن سند رسمی برای دولت به “سر گردنه” است؛یعنی به فردی که می خواهد سندش را منتقل کند می گویند برو از دارایی و ادارات دیگر گواهی مفاصاحساب بگیر!!
در واقع دولت زورش نمی رسد مطالبات خود را وصول کند و سرگردنه را می گیرد و دولت اسناد رسمی را به عنوان راهکاری برای جبران کم کاری و ناتوانی دستگاه های دیگر قرار داده است.
فعالیت های دفاتر اسناد رسمی
دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی است که وابسته به قوه قضائیه ایران بوده و برای تنظیم و ثبت رسمی اسناد ایجاد شده و به صورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می شود. دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم ترین کار این نهاد تامین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است. سردفتر در رأس این نهاد شخصاً دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد نقش حساسی در جلوگیری از وقوع نزاع های بی مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد. کمک به تامین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر کارهای این نهاد است.
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن که در عین حال در نوع خود مترقی بوده، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده است. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می دهند،
واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده است.
وجوهی که در دفاتر اسناد رسمی وصول می شود :
۱-حق التحریر طبق تعرفه مقرر وزارت دادگستری.
۲-حق الثبت به ماخذ ماده ۱۲۳ قانون اصلاحی قانون ثبت.
۳-مالیات و حق تمبر برابر مقررات مالیاتی.
۴-سایر وجوهی که طبق قوانین وصول آن به عهده دفترخانه محول است.
مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی:
۱- احراز هویت.
۲- احراز اهلیت.
۳- احراز اصالت و اعتبار مستندات سند.
۴- احراز انجام مقررات قانونی و انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی تنظیم سند.
۵- وصول حق التحریر، حق الثبت و سایر حقوق دولتی.
۶- تنظیم اوراق سند و تایید آن توسط متعاملین.
۷- ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط متعاملین.
۸- تایید صحت ثبت و هویت متعاملین با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند.
۹-امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند.
حوزه وظایف دفاتر اسناد رسمی
۱-ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی ۲-ارائه مواد مصدق از اسناد ثبت شده ۳-تصدیق صحت امضاء،قبول و حفظ اسناد امانتی ۴-ثبت معاملات شرطی و رهنی در قالب های متعدد ۵-ثبت معاملات اموال منقول ۶-ثبت معاملات اموال غیر منقول ۷-ثبت وصیت در قالبهای عهدی و تکمیلی ۸-ثبت اقرارنامه در قالب های متعدد ۹-ثبت وکالت در قالب های متعدد ۱۰-گواهی امضاء در قالب های متعدد بجز اسناد مالی و معاملاتی ۱۱-تصدیق کپی اسناد و اوراق مراجعین ۱۲-دریافت قبوض سپرده مستاجرین در قالب بند ۵۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی ۱۳-صدور گواهی عدم انجام معامله بند ۸۹ مجموعه بخشنامه های ثبتی ۱۴-ثبت رضایت نامه ۱۵-ثبت تعهد نامه ۱۶-ثبت اجاره نامه ۱۷-ثبت معاملات سرقفلی ۱۸-ثبت وقف نامه و اسناد موقوفه ۱۹-ثبت اسناد ضمانت نامه ۲۰-صدور اجرائیه ۲۱-ثبت نکاح ۲۲-ثبت طلاق
فعالیت های انجام شده :
با عنایت به اینکه دفاتر موجود در دفترخانه ها به عنوان اصلی ترین سند محکم و قانونی به شمار می رود ، به طور مطلق بایستی از صحت در ثبت و نوشتار برخوردار بوده و از هرگونه خدشه و یا فاصله و یا حاشیه نویسی و نواقص مثلی مصون باشد . لذا بر اساس این اصل اغلب دفترخانه ها مرعی به رعایت به این اصل بوده و لذا از در اختیار گذاردن این دسته ازدفاتر به کارآموزان احتراز می نمایند . لیکن از آنجایی که متون و مندرجات سند بنچاق و یا اسناد توکیلی و امثالهم در سیستم رایانه قابلیت اصلاح را دارد اینجانب به طور نمونه و با نظارت کامل مسئولین ( منشی ها ) اقدام به تنظیم چند فقره سند توکیل و سند بیع نموده که متن آن به صورت دست نویس به عنوان نمونه گزارشات ایفادمی گردد .
دفترخانه ۲۰۰ تهران از تعداد ........ نیروی انسانی برخوردار می باشد که در رأس کارکنان سردفتر قرارگرفته که در واقع مسئولیت اجرایی دفترخانه مستقیماً بر عهده ایشان می باشد . نماینده ثبت و به عبارتی دیگر دفتر یار بعد از ایشان دارای مسئولیت است که در واقع معاونت دفترخانه را بر عهده دارد . بقیه کارکنان در پست های ثبات ، منشی و بایگان انجام وظیفه می نمایند که به طور اغلب از جنسیت مؤنث برخوردار می باشند . در طول مدت کارآموزی اینجانب در بخش امور ثبات مشغول کارورزی بوده ام .
وظیفه دفتر یار
یكی از مناصب بسیار مهم، خطیر و مورد بحث در حقوق مربوط به دفاتر اسناد رسمی، منصب دفتر یاری است. برخلاف سران دفاتر اسناد رسمی كه به موجب ماده ۳ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (اصلاحی ۲۷/۱۱/۱۳۶۰) به طور سراسری و عمومی، از طریق آگهی، امتحانات ورودی و اختبار، انتخاب گردیده یا به موجب اختیارات حاصله از ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ توسط سردفتر بازنشسته و از كارافتاده یا ورثه سردفتر متوفی یا متوفاه معرفی و توسط كمیسیون منتخب از آنان اختبار به عمل آمده و پس از اخذ نظر مشورتی كانون سردفتران و دفتریاران، دادستان محل یا دادگاه بخش (حسب مورد) توسط سازمان ثبت اسناد و املاك كشور پیشنهاد و با ابلاغ ریاست قوه قضائیه به این سمت منصوب خواهند شد. دفتریاران، مطابق قسمت اخیر ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۵۴، بنا به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاك كشور به این سمت منصوب خواهند شد .
از سال ۱۳۵۴ به بعد، دفترخانه اسناد رسمی توسط یك سردفتر (كه مسئول اصلی دفترخانه می باشد) اداره می گردد و غیر از نامبرده، سازمان اداری دفترخانه مركب از یك دفتریار اول (كه معاون سردفتر و نماینده سازمان ثبت اسناد واملاك می باشد) و عنداللزوم یك دفتریار دوم (كه در غیاب دفتریار اول، به عنوان جانشین قانونی دفتریار انجام وظیفه خواهد نمود و در سایر موارد به عنوان كارمند دفترخانه محسوب می گردد) و تعدادی كارمند (سندنویس، ثبات واپراتور كامپیوتر و كارمند خدماتی) خواهد بود .
تاریخچه شكل گیری دفاتر اسناد رسمی:
نطفه اولیه و ابتدایی شكل گیری مركزیتی جهت ثبت رسمی اسناد مراجعان، به قانون ثبت اسناد مصوب سال ۱۲۹۰ شمسی بازمی گردد.باید یادآوری نمود كه در آن دوران، شكل اولیه دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان جنبه استقلالی نداشته است. مطابق قانون یاد شده، به منظور رسمیت دادن به اسناد قاطبه مردم، دوایر ثبت اسناد به عنوان نهادی دولتی، از دو قسمت ۱ ـ مباشرین ثبت اسناد ۲ـ دفتر راكد تشكیل می گردید. مباشرین ثبت اسناد (اسلاف دولتی سران دفاتر امروزی)، در حقیقت جزو كارمندان اداره ثبت اسناد واملاك محسوب می گردیدند كه وظایف آنان در ماده ۴۷ قانون مرقوم،اینچنین تبیین شده بود .
الف: ثبت اسنادی كه نزد آنان می آورند.
ب: دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد و سواد از اسناد ثبت شده.
ج: انجام تصدیقات (مبنای امروزین گواهی امضا ء
د: پذیرش و حفظ اسنادی كه در نزد مباشرین ثبت امانت می گذارند .
چون مراكز تنظیم اسناد رسمی در ادارات ثبت مستقر بودند و به علت اینكه مباشرین ثبت، جزو اركان اداره ثبت اسناد و املاك یا به نوعی كارمند و نماینده دولت محسوب می شدند، لذا در آن زمان نیازی به وجود نماینده یا دفتریار احساس نمی شد .
در سال ۱۳۰۲ قانون ثبت اسناد و املاك جدیدی به تصویب كمیسیون عدلیه مجلس شورای ملی رسید كه مطابق ماده ۵ قانون یاد شده، هر دایره ثبت اسناد، از دو قسمت زیر تشكیل می شد.
۱ـ شعبه ثبت: به ریاست یك نفر رئیس شعبه و توسط چندین مأمور متخصص (بنام مباشرین ثبت) اداره می شد
۲ـ شعبه ضبط: كه دارای دفتر ثبت خلاصه سوادها و دفتر ثبت عایدات بود و توسط سایر كارمندان (اجزاء) اداره ثبت تصدی می شد .
قانون یاد شده، در شرح وظائف مباشرین ثبت (آنچه كه در ماده ۴۷ قانون سابق مندرج شده بود) تغییراتی را پدیدار ساخت كه از عمده ترین تغییرات آن می توان به لغو ضمنی دادن صورت ثبت دفاتر توسط مباشرین ثبت به متقاضیان اشاره داشت. لیكن علیرغم چنین حذفی، در عمل مباشرین ثبت در آن روزگاران صورت ثبت سند را به متقاضیان، ارائه می نمودند.تصویب اولین قانون مربوط به تشكیل مستقل دفترخانه های اسناد رسمی، به سال ۱۳۰۷ باز می گردد. مطابق ماده ۱ قانون تشكیل دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳/۱۱/۱۳۰۷ كمیسیون عدلیه مجلس شورای ملی، در نقاطی كه وزارت عدلیه مقتضی بداند برای ترتیب اسناد رسمی، به عده كافی دفاتر اسناد رسمی معین خواهد نمود. با بررسی سایر مواد دیگر قانون مرقوم، متوجه می شویم كه با وضع قانون یاد شده، ثبت اسناد رسمی به آرامی از سیطره دولتی (به علت كارمند دولت بودن مباشر ثبت) خارج گردیده و به نهاد خصوصی (دفاتر اسناد رسمی) واگذار می گردد. و براساس همین طرز تفكر است (برداشتن بار تنظیم سند از روی دوش دولت) است كه دفاتر اسناد رسمی شكل می گیرد، علی رغم اینكه صلاحیت دفاتر در آن زمان محلی بوده است. به عبارت دیگر اولین اقدام مربوط به خصوصی سازی تنظیم اسناد مراجعان، به قانون دفاتر اسناد رسمی سال ۱۳۰۷ باز می گردد. علاوه بر آنكه اسناد در اداره ثبت رسمیت می یافت، دفاتر اسناد رسمی نیز مبادرت به رسمیت دادن اسناد عادی مردم می نمودند.
در آن زمان، هر دفتر اسناد رسمی مركب از یك نفر صاحب دفتر و لااقل یك نفر نماینده اداره ثبت اسناد بوده است. با تصویب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب ۲۰/۱/۱۳۰۸، قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۰۷ عملاً منسوخ می گردد .
نحوه نگارش قانون مرقوم (قانون ثبت اسناد واملاك ۱۳۰۸) این مسأله را به ذهن تداعی می نماید كه قانونگذار وقت، به نوعی قانون ثبت اسناد مصوب ۱۳۰۲ شمسی را با قانون تشكیل دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۰۷ تلفیق نموده و حوزه صلاحیت محلی دفاتر اسناد رسمی را از حالت محدود به حالت نامحدود تبدیل نموده است. مضافاً مطابق ماده ۲۰۳ قانون جدیدالتصویب، وظیفه نمایندگان اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی (اسلاف دفتریاران) در مورد معاملات راجع به عین یا منافع املاك ثبت شده، اخذ حق الثبت سند نقل و انتقال املاك و الصاق نمودن تمبر معادل آن به سند انتقالی و ابطال تمبر مربوطه و ارسال سند به اداره ثبت محل وقوع ملك بوده است تا اجزاء ثبت (كارمندان مستقر در اداره ثبت محل وقوع ملك) واقعه یا عمل حقوقی انجام یافته را در دفتر املاك موجود در اداره ثبت درج نمایند.در سال ۱۳۱۰، قانون ثبت اسناد و املاك كنونی به تصویب مجلس شورای ملی رسیده و جانشین قانون سال ۱۳۰۸ می گردد و این در حالی است كه عملاً دفاتر اسناد رسمی از سال ۱۳۰۷ به صورت موردی و محلی از اداره ثبت منتزع شده و به صورت نهاد خصوصی در كنار اداره ثبت مبادرت و به موازات آن به ثبت اسناد مراجعان می نمودند. به عبارت دیگر عمل ثبت اسناد تا قبل از تصویب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب ۱۳۱۰، هم به وسیله اداره ثبت (توسط مباشرین دفتر ثبت) و هم به وسیله دفاتر اسناد رسمی (كه توسط ماده ۱ قانون سال ۱۳۰۷ بنا به صلاحدید وزیر عدلیه، آنهم به صورت موردی و با صلاحیت محلی تشكیل گردیده بودند) صورت می گیرد. (برداشت مفهومی از ماده ۱۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۰۷ )
قانون ثبت اسناد و املاك مصوب ۱۳۱۰، كماكان به ثبت توأمان اسناد رسمی توسط مباشرین ثبت (كه به موجب ماده ۴۹ قانون مرقوم به مسئولین دفاتر تغییر نام یافته اند) و دفاتر اسناد رسمی اعتقاد دارد. ماده ۴۹ قانون جدیدالتصویب كه در حقیقت برداشتی از ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال ۱۲۹۰ و ماده ۱۴۲ قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال ۱۳۰۸ بود، همان وظایف و اختیارات مباشرین ثبت را به مسئولین دفاتر هم تعمیم می دهد. (باید توجه نمود كه معنای مسئولین دفاتر، مندرج در ماده ۴۹ قانون ثبت اسناد واملاك سال ۱۳۱۰، بدواً بر مباشرین ثبت صادق بوده و همچنین بعدها قابل تعمیم به صاحبان دفاتر اسناد رسمی بوده است) زیرا همان قانونگذار در مواد ۸۱ و ۹۱ قانون ثبت اسناد و املاك مصوب ۱۳۱۰، به شرح عملكرد دفاتر اسناد رسمی پرداخته و با لحاظ نمودن ماده ۹۱ قانون مرقوم متوجه می شویم كه عملكرد صاحبان دفاتر اسناد رسمی و مباشرین ثبت (كه اینك به مسئولان دفاتر تغییرنام داده اند) واحد بوده است، لذا به لحاظ وحدت عملكرد صاحبان دفاتر و مباشرین ثبت در تنظیم اسناد مراجعان، نام مسئولین دفاتر را كه اصولاً برای مباشرین ثبت انتخاب نموده، و همین معنا را به صاحبان دفاتر اسناد رسمی نیز قابل تسری می داند. حتی این نقطه نظر بعدها در ماده ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ نیز قابل تعمیم تجلی می یابد.
صاحبان دفاتر اسناد رسمی در كنار مباشرین اداره ثبت، یكی به عنوان نهاد خصوصی و دیگری به عنوان های دولتی توأمان مبادرت به رسمیت دادن اسناد مراجعان به ویژه در خصوص نقل و انتقال عرصه و اعیان و منافع غیرمنقول می نمایند.تفاوت بین عملكرد این دو نهاد، در این است كه نمایندگان ثبت فقط در دفاتر اسناد رسمی مستقر بودند و اصول اسناد تنظیمی را به ضمیمه حق الثبت مأخوذه به اداره ثبت ارسال می نمودند تا این موضوع توسط اجزاء اداره ثبت در دفتر املاك درج گردد. حال آنكه مباشرین ثبت (مسئولان دفاتر) كه كارمندان موظف اداره ثبت بوده و در آن اداره مستقر بوده اند، قاعدتاً نیازی به حضور نماینده (كه وظیفه اش كنترل اسناد ثبت شده در مكان دیگر است) نداشتند .
به تبعیت از قانون دفاتر اسناد رسمی سال ۱۳۰۷، قانون جدیدالتصویب (قانون ثبت اسناد و املاك ۱۳۱۰) در ماده ۸۴ خود، علاوه بر صاحبان دفاتر اسناد رسمی كه دارای دفتر ثبت اسناد رسمی بودند، حضور شخص دیگری بنام نماینده اداره ثبت را در دفاتر اسناد رسمی به رسمیت شناخته بود كه وی نیز می بایست همانند صاحب دفتر، دارای دفتری باشد كه عین سند ثبت شده در دفتر صاحب دفتر را در دفتر خود درج نماید. استثنایی كه در این زمینه وجود داشت، ماده ۸۵ قانون مرقوم بود و آن حالتی بود كه هرگاه صاحب دفترخانه اسناد رسمی، مجتهد جامع الشرایط باشد، در آن صورت نیازی به حضور نماینده اداره ثبت در دفترخانه وی و مآلا نیازی به وجود دفتر نماینده ثبت در آن دفترخانه نبوده است (با اجازه عدلیه) بلكه دفتری واحد جهت ثبت اسناد در دفترخانه مجتهد جامع الشرایط قرار داشته و همچنین دفتری در اداره ثبت محل وجود داشت، تا سندی كه مطابق مقررات از دفتر مجتهد جامع الشرایط صادر شده و انتساب امضاء مجتهد جامع الشرایط از نظر اداره ثبت مسلم باشد، به وسیله اجزاء ثبت در دفتر موجود در اداره ثبت نیز درج گردد. تفاوت دیگری كه بین دو قانون یاد شده (قانون ثبت اسناد رسمی ۱۳۰۸ و ۱۳۱۰) وجود داشت، بحث اختیاری بودن ثبت املاك و مالاً نقل و انتقال آن به موجب سند عادی یا رسمی در قانون مقدم و اجباری شدن آن در قانون موخر است. (توجه به مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاك ۱۳۱۰ در این زمینه حائز اهمیت فراوان است)تا سال وضع قانون موخر، به لحاظ وضعیت نامساعد اقتصادی ـ اجتماعی جامعه ایران، هنوز در همه نقاط این مملكت دفاتر اسناد رسمی و اداره ثبت تشكیل نشده یا اگر هم تشكیل شده بود، ادارات و دفاتر تشكیل شده دارای شرایط كیفی و مطلوب نبوده اند. به همین جهت قانونگذار در دو مورد (۱ـ ثبت اسناد كلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقول كه در دفتر املاك ثبت نشده. ۲ـ صلح نامه، هبه نامه و شركت نامه) اجباری بودن ثبت این گونه اسناد را به صلاحدید وزارت عدلیه واگذار و محول نموده بود .
تا سال ۱۳۱۶ وضعیت دوگانه تنظیم سند، از لحاظ مرجع ثبت اسناد راجع به اموال غیرمنقول همچنان ادامه داشت (البته باید در نظر داشت كه با نزدیك شدن به سال ۱۳۱۶ شاهد اقبال عمومی و استقبال مقامات دولتی به منظور انتزاع و انتقال اختیارات راجع به تنظیم سند از سوی اداره ثبت به سمت دفاتر اسناد رسمی می باشیم .
با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی در مورخه ۱۵/۳/۱۳۱۶، كلاً وظیفه تنظیم سند از اداره ثبت منتزع و این وظیفه به عهده دفاتر اسناد رسمی محول می گردد و به موجب این قانون و برای اولین بار اصطلاح سردفتر (به جای صاحب دفتر یا مسئول دفتر ) باب می شود. قانونگذار در قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶، علاوه بر پیش بینی فردی بنام نماینده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی، همچنین به منظور معاضدت سردفتر حضور فرد دیگری را نیز مفروض می داند كه صرفاً عنوان معاون سردفتر را داشته و دفتریار نامیده می شود .
پس عملاً از سال ۱۳۱۶ به بعد، دفاتر اسناد رسمی (حسب مورد و با در نظر گرفتن درجات آنها) متشكل از یك نفر سردفتر، یك یا دو نفر دفتریار و یك نفر نماینده اداره ثبت و تعدادی كارمند بوده است. مطابق قانون كنونی ثبت، (قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال ۱۳۱۰) از سال ۱۳۱۰ تا سال ۱۳۱۶، در صورتی كه سردفتر اسناد رسمی، ضمناً مجتهد جامع الشرایط نیز بود، بدون حضور نماینده اداره ثبت و به تنهایی دفتر خود را اداره می نمود (صرفاً نامبرده دارای تعدادی كارمند دفترخانه بوده است) به عبارت دیگر دفتر وی در زمان حاكمیت قانون یاد شده فاقد نماینده اداره ثبت بوده است
لیكن از این تاریخ به بعد، (ازسال ۱۳۱۶، یعنی سال انتزاع تنظیم سند رسمی از اداره ثبت و عدم وجود دفتر ثبت معاملات غیرمنقول در اداره مذكور) دفترخانه وی، علیرغم عدم وجود نماینده اداره ثبت، می بایست دارای دفتریار بوده و وظیفه نماینده اداره ثبت نیز مطابق ماده ۲۴ نظامنامه آتی الذكر بر عهده دفتریار بوده است (یك دفتر جاری در اختیار سردفتر و دفتر نماینده اداره ثبت در اختیار دفتریار) و این یكی از تفاوت هایی است كه بین قانون ثبت اسناد و املاك مصوب ۱۳۱۰ از یك طرف و قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۱۶ از طرف دیگر وجود داشته است .
در سال ۱۳۱۶ و در اجرای مواد ۹ و ۱۰ و ۱۵، ۲۰، ۲۱، ۲۲، ۲۴، ۳۶، ۵۳، ۵۷ قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۱۶، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی در ۸۵ ماده به تصویب وزارت عدلیه رسیده كه در آن كاملاً به مسأله تفكیك عملكرد دفتریار و نماینده اداره ثبت اشاره شده است. (ماده ۲۴ و ۲۵ نظامنامه مزبور)
براساس ماده ۴۷ قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۱۶، در سال ۱۳۱۷ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی در ۶۴ ماده به تصویب می رسد. ماده ۱۹ آئین نامه مرقوم كماكان بر ضرورت وجودی دو دفتر ثبت اسناد در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر نماینده ثبت) تأكید نموده بود. به همین دلیل، بر طبق ماده ۲۴ نظامنامه مزبور، در صورت عدم وجود نماینده اداره ثبت در دفترخانه، دفتریار وظیفه نماینده اداره ثبت را نیز عهده دار بوده است. دفتریار مذكور (صرفاً و فقط علاوه بر معاونت در این حالت) تنها معاون سردفتر محسوب نمی گردید، بلكه نامبرده هم معاون سردفتر و هم جانشین نماینده اداره ثبت بوده و مآلاً عهده دار وظائف وی نیز می گردید.
وظایف و مسئولیت دفتریاران و نمایندگان اداره ثبت:
با پذیرش تفكیك نقش دفتریاران (معاونان سران دفاتر و عوامل درون نهادی دفاتر اسناد رسمی) و با تأكید بر مفهوم «معاون و نماینده» در قسمت های قبلی، اینك با تكیه بر قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ و آئین نامه دفاتر اسناد رسمی ۱۳۱۷ و نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ بالاخص با تأكید بر ماده ۲۴ و ۲۵ نظامنامه مذكور به شرح وظائف و مسئولیت های تفكیكی نمایندگان اداره ثبت كل و دفتریاران می پردازیم .
الف) وظیفه و مسئولیت های نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی (۱۳۱۰ ـ ۱۳۵۴)
با تدقیق در ماده ۲۴ نظامنامه مذكور و استفاده از براهین عقلی می توان به شرح وظایف نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی آن روزگار پی برد. ماده ۲۴ نظامنامه یاد شده مقرر می دارد:
« در صورتی كه دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگهداری نسخه ثانی دفتر نماینده و دفتر عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مكاتبات مندرج در ماده ۲۳ قانون دفتر اسناد رسمی به عهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار نماینده هم داشته باشد، سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر (كه به عهده نماینده خواهد بود) نگهداری سایر دفاتر فوق به عهده دفتریار است .
اینك به طور اختصار به شرح وظایف چهارگانه نمایندگان اداره ثبت كل در دفترخانه ها پرداخته می شود.
۱ـ نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی
۲ـ نگهداری دفتر گردش تمبر
۳ ـ دریافت وجوه تودیعی مراجعان
۴ ـ امضاء سند
تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی
به گفته مهدی انجم شعاع معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در مورخ ۲۳/۱۱/۹۱ در گفتگو با ایرنا مطرح شد، آماری از حیث فراوانی تخلفات دفاتر در اختیار سازمان ثبت نمی باشد.
۱- تخلفات به ضرر مراجعین: شایع ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی اخذ حق التحریر اضافـــی از مشتریان می باشد .
۲- تخلفات به ضرر دولت: در حین تنظیم سند رسمی، سردفتر باید مدارکی را برای جلب موافقت از ادارات ذیربط استعلام و از طرفین دریافت کند اگر این کار انجام نشود، تخلف رخ داده است. کوتاهی در وصول حقوق دولتی نظیر مالیات نقل و انتقال خودرو و حق الثبت نیز میتواند یکی از تخلفـــات احتمالی در دفاتر اسناد رسمی باشد.
۳- مفاسد مخل نظم معاملات: این گونه تخلفات علاوه بر اینکه ممکــن است باعث ورود خسارت به طرفین معامله شود میتواند بهداشت حقوقی جامعه را نیز تهدید نماید.
تخلفاتی مانند تنظیم سند بدون حضور اشخاصی که قانوناً باید هنگام تنظیم سند حضــــور داشته باشند، طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته میشود که معمولاً برای آنها مجـازات کیفری نیز در نظر گرفته می شود.
نظارت بر دفاتر اسناد رسمی:
دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتر یاران به طور مرتب بازرسی می شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت ها در بین تمامی دستگاه ها بر این صنف اعمال می شود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می توانند انجام قانونی امور و رسید هزینه های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند.
اشاره ای به قسمتی از نحوه محاسبه حقوق ثبتی در دفاتر اسناد رسمی
حقوقي كه وصول آن به عهده دفاتر اسناد رسمي محول گرديده بر اساس ماده ۵۰ قانون دفاتر اسناد رسمي و مواد ۱۱۸ به بعد قانون ثبت احصاء گرديده است كه عبارتند از :
حق الثبت
۲- حق التحرير
۳- ماليا ت طبق مقررات مالياتي
۴- ساير وجوهي كه طبق قوانين ديگر محول شده باشد
حق الثبت:حق الثبت را با توجه به مقررات قانون ثبت وقانون دفاتر اسناد رسمي ميتوان به سه بخش تقسيم الف– حق الثبت املاك كه در دفاتر اسناد رسمي به هنگام انجام معا مله اخذ و به مازاد يا بقاياي ثبتی تعبیر می شود .
ب- حق الثبت اسناد كه در رابطه با تمام اسناد مطرح و در ارتباط مستقيم با كار دفاتر است .
ج - حق الثبت متفرقه كه بدون نياز به تنظیم سند وصول می گردد .
بخش اول – حق الثبت املاک:با عنايت به ماده ۱۱۸ قانون ثبت يكي از حقوقي كه در ادارات ثبـت و دفاتر اسناد رسمي مي بايست و صول گردد حق الثبت املاك است كه طبق ماده ۱۱۹ ثبت وصول مي گردد.
ماده ۱۱۹ قانون ثبت كه بر اساس بند س از ماده يك قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت و مصرف آن در موارد معين مصوب ۲۸ اسفند ماه ۷۳ ۱۳ اصلاح گرديده مقرر مي دارد:
براي ثبت ملك دردفتر املاك موضوع مواد ۱۱ و۱۲و۱۱۹ قانون ثبت كلا به ازاء هر ده هزار ريال يك هزار ريال دريافت مي شود .
ملاك محاسبه حق الثبت املاك، حد اقل قيمت منطقه اي ودر نقاطي كه قيمت منطقه اي تعيين نشده طبق برگ ارزيابي ادارات ثبت خواهد بود .
حق التحرير اسناد مالي:در اسناد مالي محاسبه حق التحرير طبق تعرفه ارسالي و فاقد هرگونه ابهام است به ويژه آنكه اكثريت قريب به اتفاق همكاران از رايانه استفاده و با وارد كردن مبلغ سند طبق جداول داده شده به سيستم حق التحرير محاسبه مي گردد .
در نهايت حق التحرير بعض از اسناد به لحاظ وجود مقررات خاص از مبلغ ماخذ وصول حق الثبت تبعيت نمينمايند ويا بعنوان موارد استنائات قانوني حق التحرير خاص خود را دارند و بعض ديگر بعلت نبود مقررات صريح و عدم وجود مصداق با ابهام روبرو و در مناطق مختلف و نزد همكاران نظريات و رويه هاي عملي متفاوتي را بوجود آورده است كه مختصرا به مواردي از آن اشاره ميگردد :
۱- اسناد فروش اقساطي بانكها كه در تعقيب مشاركت مدني منعقد ميگردد بر اساس تبصره ماده ۱۵ قاون عمليات بانكي گرچه حق الثبت نسبت به مابه التفاوت دو سند وصول مي گردد .
۲-اسناد متمم بانكي نيز بر اساس قانون مذكور كه مقرر مي دارد وصول حق الثبت در هنگامي است كه سند حاوي افزايش مبلغ باشد ولي تحرير نسبت به كل مبلغ تعلق مي گيرد ، در اين گونه موارد نيز گرچه صراحت قانون وجود دارد ولي بنظر مي رسد در هرجا كه مبلغ مندرج در سند جديد مانند فروش اقساطي كل مبلغ باشد بنحوي كه اطلاق مبلغ سند بر آن امكان پذير باشد تحرير بر اساس كل محاسبه مي گردد و در جائي كه عرفا همان تفاوت مبلغ سند جديد محسوب مي گردد مبلغ تفاوت ماخذ محاسبه حق الثبت و تحرير خواهد بود مانند اكثر اسناد متمم كه بموجب آن مبلغ سند قبلي از مبلغي به مبلغ ديگر افزايش مييابد طبعا مبلغ سند همان مبلغ افزوده تلقی و مأخذ محاسبه هر دو نوع حقوق می باشد .
۳- اسناد اتومبيل از مبلغ مندرج در سند تبعيت مي نمايد كه مي تواند مبلغ ماخذ وصول حق الثبت باشد يا خير ولي براساس بخشنامه سازمان كمتر از مبلغ مندرج در جداول مالياتي نبايد باشد البته بنظر مي رسد در مواردي كه سازمانهاي دولتي به لحاظ مقررات مالي خود مجبور به تنظيم سند با قيمت كمتر باشند به شرط اعلام كتبي مبلغ در درخواست تنظيم سند ، مي توان مبلغ مورد نظر را در سند تنظيمي قيد نمود.
۴-اسناد وكالت و تفويض وكالت اتومبيل ، گرچه وكالت فروش است ولي طبق همان تعرفه مصوب ، حق التحرير آن همانند سند قطعي وصول مي گردد و بعلت نبودن مبلغ در سند وكالت، برخلاف اسناد قطعی موضوع تحریر کمتر مصداق پیدا نمی کند .
۵- اقرارنامه ها ، اين گونه اسناد گاه صرفا اقرارنامه است و حاوي مسائل مالي نبوده و تحرير آن مورد اتفاق نظر بوده و همان مبلغ ۳۰۰۰۰ ريال مي باشد ولي گاهي ازنظر محتوي يك سند مالي است مانند اقرارنامه هاي اصلاحي بانك ها نسبت به اسناد قبلي و افزايش مبلغ و تغييرات در ميزان اقساط و غيره است و يا اقرارنامه هاي دريافت خسارات توسط اشخاص از شهرداري ها و ادارات راه و ترابري و غيره كه مقر اقرار به دريافت مبالغي نموده و در قبال آن حق خود را اسقاط مي نمايد ، در اين گونه موارد كه به جاي صلح حقوق در قالب اقرارنامه تنظيم مي شود در رابطه با حق التحرير آن اختلاف نظر وجود دارد بعضا معتقدند با توجه به اينكه اينگونه اسناد در واقع سندي مالي است وبا توجه به مفاد يكي از آراء وحدت رويه چون مبلغي كه ماخذ حق الثبت است ملاك وصول حق التحرير هم هست ماخذ وصول تحرير را همان مبلغ در سند اقرار مي دانند ولي بعضي از همكاران ديگر صرفا اقرارنامه را مشمول تحرير در بخش اسناد غيرمالي و اقرارنامه ميدانند ولي بنظر مي رسد همانگونه كه در بخش صلح نامه ها چنانچه صلح نامه صرفا صلح و فاقد مبلغ و حاكي از نقل وانتقال نباشد مشمول بند ج تعرفه و در موارد صلح منقول و غير منقول و حقوق و غيره كه مالي است نسبت به مبلغ مندرج حق التحرير تعلق مي گيرد ، در مورد اقرارنامه هاي مالي نيز از باب وحدت ملاک ، به این طریق منطقی تر به نظر می رسد .
دفاتر موجود در دفترخانه های رسمی
۱ – یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمپ شده و اسناد در آن ثبت می شود.
۲ – دفتر راهنما ک متضمن اسامی متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ آن خواهد بود.
۳ – دفتر درآمد که به منظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه های مزبور در آن قید می شود این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد.
۴ – دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرایی و خلاصه معاملات.
۵ – دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار.
۶ – دفتر گواهی امضاء.
۷ – دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و مشمول بند ز.
معاملات خودروهای مشمول مالیات نقل و انتقال
برای تنظیم اسناد خودرو ابتدا باید مدارک مورد نیاز را اخذ و بررسی و پس از تطابق با مقررات مربوطه نسبت به تنظیم و ثبت ان اقدام نمود ، مدارک مورد نیاز عبارتند از :
۱-مدارک مالکیت ۲-تائیدیه نقل وانتقال وشناسنامه مالکیت ۳-مدارک هویتی وشخصی ونظام وظیفه ۴-عوارض سالیانه خودرو ۵-مالیات نقل و انتقال ۶- بیمه نامه شخص ثالث معتبر ۷-کارت سوخت
۱- مدارک مربوط به مالکیت فروشنده که عبارتند از
الف: سند کمپانی یا تولید کننده خودرو که باید بنام فروشنده باشد
ب: بنچاق رسمی که از طرف دفاتر اسناد رسمی بنام فروشنده شده باشد
ج : برگ انتقالی از دارائی که مخصوص انتقالات دولتی به اشخاص است
د: اجرائیه دادگاه ها بر انتقال خودرو (پس از تعویض پلاک و تائید مالکیت محکوم علیه واخذ استعلام از راهنمائی )
ه- گواهی مراکز تعویض پلاک مبنی بر تعویض پلاک خودرو بنام فروشنده قبل از ۲۳/۰۷/۸۴ که طبق تائید سازمان ثبت نیاز به بنچاق ندارد و سند ماقبل کفایت می نماید.
گرچه وظیفه کنترل اصالت خودرو وتائید مدارک طبق ماده ۲۰ به عهده مراکز تعویض پلاک می باشد ولی از جهت اطمینان خاطر و جلوگیری از مشکلات بعدی برای دفتر، بهتر است انتساب مدارک مالکیت فوق به فروشنده توسط سردفتر احراز گردد وتوصیه می گردد در بررسی مدارک و اسناد مربوطه دقت کافی معمول گردد به عبارتی اوراقی که سند بر روی آن تنظیم گردیده بهادار باشد و حتی الامکان در قسمت اوراق مفقودی و سرقتی چک و مهر و امضاء دفترخانه تنظیم کننده سند ملاحظه و در صورت احتمال اشکال با دفتر مربوطه تماس حاصل گردد و در مواردی که اصل سند در دسترس نیست رونوشت برابر با اصل سند از فروشنده مطالبه گردد ، تنها در مورد بند ۵ با عنایت به موافقت ریاست سازمان ثبت وتوافق کانون با ناجا به بنچاق با نام فروشنده نیازی نیست .
لازم به ذکر است که ممکن است فروشنده وکیل رسمی داشته باشد که در این صورت بررسی های گفته شده در خصوص بنچاق در این خصوص نیز لازم است گرچه قانونا تائیدیه وکالتنامه ها به عهده دفاتر نمی باشد ولی هرنوع اقدامی که در حصول اطمینان از صحت و اعتبار وکالتنامه انجام شود تبعات ناشی از اختلافات بعدی را کاهش می دهد.
۲-تائیدیه نقل و انتقال و کارت سبز (شناسنامه مالکیت)
برگ تائیدیه نقل و انتقال صادره از مراکز تعویض پلاک حاوی مشخصات کامل خودرو اعم از نوع ، سیستم ، مدل ، رنگ ، شماره موتور و شاسی ، تیپ و بخصوس شماره شناسه خودرو ( VIN ) در صدر صفحه و مشخصات فروشنده و خریدار اعم از مشخصات سجلی و شماره ملی و کدپستی و آدرس و شماره انتظامی اختصاصی آنها با قسمت توضیحات برای هریک در قسمت انتهائی و همچنین امضاء و اثر انگشت متعاملین و مهر و امضاء کارشناس حقوقی و افسر راهنمائی و رانندگی در ذیل آن ملاحظه می گردد که تطبیق مشخصات با محتویات شناسنامه خودرو و اسناد مالکیت قبلی می تواند ضریب اطمینان را بالا ببرد البته باید توجه داشت که مدت اعتبار این تائیدیه و شناسنامه مالکیت طبق ماده ۲۰ ائین نامه ، دوماه از تاریخ صدور آن است و در صورت انقضا بایستی برای تمدید به مراکز مربوطه اعاده شود البته گاهی به علت تأخیر در صدور شناسنامه های مالکیت (برگ سبز) ، نسخه دومی از تائیدیه به عنوان رسید به خریدار تحویل می گردد و از طرفی چون شناسنامه های مرقوم از نظر شکلی و فرم مربوط به قبل از اجرائی شدن ماد ۲۰ بوده و فاقد محل مخصوص جهت در موضوع انتقال و تنظیم سند رسمی موضوع قسمت اخیر ماده ۲۰ ائین نامه است لذا تا زمان تغییر و اصلاح فرم شناسنامه های مالکیت عدم ارائه اصل یا فتوکپی آن خالی از ایراد و اشکال قانونی است.
تذکر۱: در مواردی که وکیل فروشنده اقدام به تعویض پلاک نموده باشد ولو اینکه خریدار خودرو باشد می بایست در قسمت توضیحات فروشنده مراتب از طرف کارشناس تعویض پلاک قید و امضاء گردد به ویژه در مواردی بدلیل خریدار بودن وکیل ، مراکز تعویض پلاک در برگ تائیدیه نام خریدار را در قسمت فروشنده نیز درج و مشخصات فروشنده و خریدار یکسان است که درصورت عدم تصحیح حداقل باید در قسمت توضیحات نام مالک و اینکه خریدار به وکالت از نامبرده اقدام نموده است ذکر گردد.
تذکر۲- درمواردیکه فروشنده بخصوص خریداران متعدد باشند توجه شود که در تائیدیه و کارت سبز موضوع درج شده باشد در غیراین صورت و یا درخواست خریدار برای تنظیم سند به چند نفر می بایست تائیدیه و کارت سبز به مرکز تعویض پلاک اعاده گردد.
تذکر۳- چنانچه به علت گذشتن زمان یا به هر عنوان فروشنده یا خریدار فوت نموده باشند سند باید از طرف وراث آنها با اخذ مدارک انحصار وراثت و مالیات برارث و عنداللزوم بررسی وضعیت صغار ویا نظام وظیفه مشمولین نظام وظیفه ورعایت دقیق مقررات تنظیم گردد .
۳-مدارک هویتی و شخصی متعاملین
مدارک هویت طبق مقررات شناسنامه می باشد که با توجه به قانون الزام اختصاص شماره ملی و صدور بخشنامه امور اسناد می توان از کارت ملی عکس دار نیز برای احراز هویت استفاده نمود ولی بهرحال ولو احراز هویت با شناسنامه انجام گردد درج شماره ملی و کد پستی متعاملین و اخذ کارت ملی یا گواهی موقت صادره از ثبت احوال الزامی است ، از دیگر مدارک مورد نیاز ، مدارک نظام وظیفه مشمولین طبق ماده ۱۰ قانون نظام وظیفه و ماده ۵۰ ائین نامه آن است که البته با عنایت به رأی دیوان عدالت اداری برگ آماده به خدمت فاقد مهر غیبت نیز دارای اعتبار می باشد و چنانچه معامله توسط وکیل انجام می شود ارائه وضعیت خدمتی موکل می بایست اخذ و ضمیمه سند گردد .
لازم به توضیح است که در صورتی که متعاملین صغیر و فاقد پدر و جد پدری باشند اخذ موافقت سرپرستی صغار دادسرای عمومی ضروری است .
۴- عوارض سالیانه خودرو
بر اساس بند (ب) ماده ۴۳ قانون مالیات بر ارزش افزوده کلیه سواری ها و وانت های دوکابین مشمول عوارض سالانه به نرخ مندرج در ماده مذکور می باشند و در صورت غفلت و عدم توجه کافی به این امر مشمول جرائم مربوطه خواهد بود .
ثانیا" بنا به تجویز تبصره یک ماده ۴۲ تکلیف دفاتر به اخذ گواهی یا رسید عوارض تا پایان سال قبل از تنظیم سند میباشد و عوارض سال جاری (سال تنظیم سند) جزو تکالیف نمی باشد
ثالثا" بر اساس بند (ب) ماده ۴۶ قانون مذکور وظیفه وصول عوارض به شهرداری های محل محول گردیده فلذا صدور فیش و پرداخت عوارض بعهده دفاتر نمی باشد
رابعا" در هنگام تنظیم سند چنانچه فیش پرداخت عوارض به دفتر ارائه شود قید مشخصات فیش طبق بند (ب) تبصره یک ماده ۴۲ (شماره فیش بانکی، تاریخ پرداخت، مبلغ و نام بانک دریافت کننده عوارض) و درصورتی که گواهی پرداخت عوارض از طرف شهرداری صادر گردد تنها شماره و تاریخ گواهی پرداخت عوارض در سند الزامی است در غیر اینصورت بموجب بند ب تبصره ۳ همین ماده موجب تخلف انتظامی خواهد بود
۵-مالیات نقل و انتقال
در تنظیم اسناد قطعی یا وکالت فروش خودروهای مشمول مالبات نقل و انتقال که طبق ماده ۴۲ قانون مالیات بر ارزش افزوده احصاء گردیده اند طبق جداول ارسالی از طرف امور مالیاتی کشور می بایست بر اساس نوع و سیستم و مدل ، مالیات نقل و انتقال آن طبق فیش های ماخوذه از دارائی باید توسط دفتر صادر و جهت واریز به بانک ارسال و مشخصات آن در سند بشرح ماده مذکور قید گردد البته باید توجه داشت طبق صدر ماده ۴۲ کلیه خودروها به استثناء آنچه در این قانون مستثنی شده ، مشمول مالیات نقل و انتقال خواهند بود و قید مشخصات بشرحی که در بندهای (ج) و (د) تبصره یک ماده ۴۲ در خصوص خودرو و متعاملین آن آمده است در اسناد تنظیمی الزامی است در غیر این صورت موجب تخلف انتظامی خواهد بود .
تذکر۱- چنانچه وکیل فروشنده، خودرو را به خود انتقال دهد به شرط آنکه در وکالتنامه یا تفویض وکالتی که بنام وی تنظیم شده مالیات نقل وانتقال وصول شده باشد سند قطعی مشمول مالیات نیست
تذکر۲-چنانچه قسمتی از خودرو انتقال گردد مالیات نقل و انتقال به همان میزان انتقال اخذ می شود.
تذکر۳-چنانچه خودروی مورد معامله در جداول مالیاتی نبود اعم از اینکه بعد از ارسال جداول تولید یا وارد شده باشد و یا مشکوک در تعیین مصداق باشد لزوما باید با ذکر مشخصات از امور مالیاتی استعلام و قیمت یا ردیف مالیاتی مشخص و ملاک وصول مالیات قرار گیرد
۶- بیمه نامه
طبق قانون اخیرالتصویب بیمه اجباری مسئولیت مدنی، داشتن بیمه شخص ثالث معتبر برای کلیه وسائط نقلیه موتوری زمینی (اتومبیل ها و موتورسیکلت ها) اجباری است و بر اساس تبصره ۳ ماده ۱۹ قانون مذکور دفاتر نیز مکلف هستند در هنگام تنظیم هرنوع سند مشخصات بیمه نامه را در سند قید نمایند . لازم به تذکر است اولا" مستفاد از عنوان وسائط نقلیه موتوری زمینی حتی با تعریف قانونی مصوب ۱۳۴۷ ، ماشین آلات راهسازی و کشاورزی و معدنی که از مصادیق وسائط نقلیه محسوب نمی گردند مشمول تبصره ۳ نخواهند بود و ثانیا" با عنایت به لزوم تکلیف قانونی مبنی بر درج مشخصات بیمه نامه در سند بنظر می رسد قید حداقل شماره ، تاریخ بیمه نامه و نام شرکت بیمه در سند ضروری باشد .
ثالثا" هیچگونه استثنائی در قانون در خصوص این موضوع وچود ندارد فلذا کلیه اتومبیل ها از سواری و غیر سواری و موتورسیکلت ها اعم از مدل بالا و دست اول و فرسوده و غیره همه مشمول این قانون و اخذ و ملاحظه بیمه نامه معتبر و درج موارد فوق در سند الزامی است
۷- کارت سوخت
طبق بخشنامه ۲۰۶۴۸/۱ مورخ ۲۲/۰۵/۸۶ ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دفاتر مکلف گردیده اند در اسناد خودرو تکلیف تحویل و تحول کارت سوخت را مشخص و در صورت ارائه کارت سوخت ، تنها شماره ۱۶ رقمی آن را در سند درج نمایند و درصورت عدم ارائه ، با ذکر موضوع و قبول و تعهد خریدار نسبت به موضوع سند را تنظیم نمایند ، آنچه مسلم است بخشنامه مرقوم در خصوص خودروها ی بنزینی و موتورسیکلتهای صادر شده وضمن اینکه موتورسیکلتها را شامل میگردد ارتباطی با کامیونها و اتوبوس های گازوئیل سوز که در حال حاضر شروع به تحویل کارت سوخت به آنها شده ندارد.
معاملات ماشین آلات
در خصوص ماشین الات اعم از راهسازی و کشاورزی و معدنی اعم از تراکتور ، لودر، بلدوزر ، بیل مکانیکی ، کمباین و سایر ماشین آلات نیز با توجه به اینکه مشمول حق الثبت براساس قیمت های اعلام شده امور مالیاتی هستند سند با ارائه مدارک احراز مالکیت که سند کمپانی ، بنچاق تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی است ، تنظیم می گردد و تفاوت آن با خودروها و موتورسیکلت این است که هیچگونه مجوز لازم نداشته و تکلیفی در اخذ عوارض ، مالیات نقل و انتقال ، مالیات شغلی ، عدم خلاف ، بیمه نامه و کارت سوخت وغیره وجود ندارد
تنظیم وکالت فروش خودروها و ماشین آلات
برای تنظیم وکالت فروش خودروها همانند قطعی آنها اخذ حق الثبت و مالیات نقل و انتقال به ماخذ قطعی آنها و حق التحریر طبق تعرفه سازمان موضوع ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی در باب وکالتنامه ها و از حیث مدارک نیز بجز احراز هویت و نظام وظیفه وکیل در سایر موارد بهتر است مثل قطعی عمل گردد با این توضیح که در موتورسیکلت و ماشین آلات نیز مالیات انتقال و عوارض ندارد لازم به تذکر است چون در وکالتنامه تنظیمی حق الثبت و مالیات انتقال وصول میگردد باید توجه نمود که در هنگام تنظیم سند قطعی تنها حق التحریر سند قطعی قابل وصول می باشد ولی کارکنان دفاتر اسناد رسمی باید دقت نمایند با توجه به تغییرات مختلف در اسناد خودرو در چند سال گذشته و اینکه ممکن است وکالت در زمانی تنظیم شده باشد که اسناد وکالتی مشمول مالیات نبوده اند و یا در وکالت اولیه وصول ولی در تفویض وکالت آخری وصول نگردیده باشد زمانی از این معافیت استفاده نمایند که اولاً مورد وکالت به خود وکیل انتقال گردد وثانیاً در سند وکالت یا تفویض وکالت (وکالتی که بنام خریدار است ) مالیات و حق الثبت وصول شده باشد ( چون ممکن است یکی از این حقوق وصول و دیگری وصول نگردیده باشد) ولی در خصوص اسناد وکالت فروش تنظیمی بعد از اجرائی شدن قانون مالیات برارزش افزوده بنظر میرسد چون تکلیف دفتر تنظیم کننده وکالت به وصول بوده است در هنگام قطعی نمودن آن دیگر نیازی به بررسی و کنکاش در پرداخت یا میزان آن نباشد
هزینه های تنظیم سند
الف : در تنظیم سند قطعی خودروها ، حق الثبت به میزان نیم درصد مبنای ماخذ محاسبه مالیات انتقال وحق التحریر بر اساس قیمت مورد معامله که معمولا براساس جداول اعلامی امورمالیاتی است ومالیات نقل و انتقال نیز به شرحی که در بالا اشاره شد.
ب : در خصوص موتورسیکلت وماشین آلات با توجه به معافیت از مالیات انتقال ، هزینه تنظیم سند شامل حق الثبت به مأخذ نیم درصد قیمت اعلام شده دارائی و حق التحریر طبق جدول تعرفه تحریر اسناد مالی بر مبنای مبلغ مندرج در سند که معمولا همان قیمت دارائی است
وظایف و صلاحیت دفترخانه اسناد رسمی
عالم حقوق عالم معاملات و تعهدات و آثار ناشی از آن است که بر طرفین بار می شود. گستردگی این تعهدات و آثار ناشی از آن و تاثیری که بر اجتماع میگذارند قابل انکار نیست بنابراین لزوم وجود دفاتری برای رسمی کردن این معاملات و تعهدات و آثار ناشی از آن و قانون مربوط به آن انکارناپذیر است.
در این راستا قانونگذار با وضع مجموعه قوانین و مقررات ثبتی و ایجاد دفاتر ثبت اسناد رسمی گامی در جهت نیل مقصود خود که همانا سامان دهی به اسناد تنظیم شده در معاملات است، برداشته. که در ذیل به وظایف دفاتر ثبت اسناد رسمی می پردازیم:
حدود صلاحیت دفاتر اسناد رسمی در تنظیم اسناد و قراردادها
- ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی
- ارائه مواد مصدق از اسناد ثبت شده
- تصدیق صحت امضاء
- قبول و حفظ اسناد امانتی
- ثبت معاملات شرطی و رهنی در قالب های متعدد
- ثبت معاملات اموال منقول
- ثبت معاملات اموال غیرمنقول
- ثبت وصیت در قالب های عهدی و تکمیلی
- ثبت اقرار نامه در قالب هاب متعدد
- گواهی امضاء در قالب های متعدد به جز اسناد مالی و معاملاتی
- تصدیق کپی اسناد و اوراق مراجعین
- دریافت قبوض سپرده مستاجرین در قالب بند 52 مجموعه بخشنامه های ثبتی
- صدور گواهی عدم انجام معامله بند 89 مجموعه بخش نامه های ثبتی
- ثبت رضایت نامه
- ثبت تعهدنامه
- ثبت اجاره نامه
- ثبت معاملات سرقفلی
- ثبت وقف نامه و اسناد موقوفه
- ثبت اسناد ضمانت نامه
- صدور اجرائیه
- تنظیم وکالتنامه با اختیارات محدود ( وکالت کاری)
- تنظیم وکالتنامه کامل ( وکالت تام یا وکالت فروش برای مورد خاص)
دفاتر اسناد از قدیمی ترین نهادهای حقوقی در ایران می باشند که بخشی از وظایف دولتی را انجام می دهند و همچنین نهادی است که زیر نظر «سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور» و وابسته به وزارت دادگستری فعالیت می کند و به صورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می شود. معمولا مردم از آنها با عنوان محضر یا دفترخانه یاد می کنند. وظیفه این دفاتر تنظیم و ثبت اسناد رسمی و همچنین ثبت و تنظیم قراردادها با توجه به قوانین موجود می باشد. در حال حاضر، ۷۳۵۰ دفترخانه در کل کشور وجود دارد که برای شهرها و بخش های زیر ۱۵هزار نفر یک دفترخانه درنظر گرفته شده است. دفاتر اسناد رسمی به طور مرتب توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد و املاک، وزارت امور اقتصادی دارایی، اداره کل ثبت استان ها و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران بازرسی می شوند.
دفاتر اسناد رسمی به سه بخش تقسیم می شوند
- دفتر ثبت ازدواج
- دفتر ثبت طلاق
- دفتر ثبت اسناد رسمی
سردفتر کیست؟
سردفتر شخصی است که اداره دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر ازدواج و طلاق را بر عهده دارد و بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انتخاب می شود. برای تاسیس دفتر اسناد رسمی افراد لازم است در آزمون سردفتری شرکت کنند. برای شرکت در این آزمون شرایط خاصی وجود دارند که که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم:
- دارا بودن کارشناسی حقوق قضائی و فقه و مبانی حقوق اسلامی
- دارا بودن دو سال سابقه خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری
- افراد دارای لیسانس به شرطی که سه سال سابقه دفتریاری داشته باشند
- دارندگان دیپلم کامل متوسطه به شرطی که هفت سال سابقه دفتریاری اول داشته باشند
- اشخاصی که از مراجع مسلم، دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین نامه ای که به تصویب وزارت دادگستری می رسد، باشند.
- دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع بند سوم ماده ی ۱۰ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶باشند؛ به شرط داشتن پنج سال سابقه ی دفتریاری.
- دارندگانی که دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین نامه مصوب وزارت دادگستری هستند.
- دفتریاران اولی که ۱۵ سال سابقه دفترداری مستمر داشته باشند و از تاریخ تصویب این قانون مشغول به کار بوده اند.
- دارا بودن مدرک کارشناسی و بالاتر در رشته معارف و الهیات با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی هستند و اخذ مدرک از موسسه های آموزش عالی مورد تائید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری
- روحانیونی که دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی در رشته های ادبیات،فقه و حقوق،تفسیر،علوم قرآنی،حدیث،الهیات و معارف اسلامی هستند.
- مرجع تشخیص و احراز شرایط مذکور اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد.
دفتریار کیست؟
«دفتریار اول» کسی است که وظیفه معاونت دفترخانه را بر عهده دارد و سردفتر می تواند او را به دلخواه خود انتخاب نماید.همچنین دفترخانه می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد.دفتریاران نمیتوانند سنی کمتر از ۲۰ و بیشتر از ۵۰ سال داشته باشند.
شرایط اخذ سردفتری
- تابعیت جمهوری اسلامی ایران
- التزام عملی به قانون اساسی موجود در جمهوری اسلامی ایران
- نداشتن سوء پیشینه و محکومیت
- داشتن کارت پایان خدمت نظام وظیفه ی عمومی یا معافیت دائم از خدمت سربازی در زمان ثبت نام آزمون برای آقایان
- منع نشدن دائم از خدمات قضایی، دولتی و وکالتی
- عدم اعتیاد به مواد مخدر و داشتن سلامتی لازم مورد تایید پزشکی قانونی برای انجام امور سردفتری
- منع نشدن موقت از وظایف قضایی، دولتی و وکالتی
- عدم اشتغال به مشاغل وکالت دادگستری و قضاوت و موسسات وابسته به دولت،مدیرعامل شرکت های تجاری و بانک ها و موسسات بیمه و موسسات دولتی یا وابسته به دولت
- نداشتن سن کمتر از ۲۴ سال و بیشتر از ۵۰ سال در شروع کار
مهارت های لازم برای شغل سردفتری
- داشتن ارتباط اجتماعی مناسب
- اطلاعات و آگاهی بالا
- قابل اعتماد و امانت دار بودن
- داشتن دقت زیاد و توجه به جزئیات
- داشتن حس مسئولیت پذیری
افراد با شرایط زیر حق سردفتری و دفتریاری را دارا نیستند:
- اتباع بیگانه
- افراد داری حق قیمومت یا ولایت
- افراد منع شده دائم یا تعلیق شده از خدمات وکالت،قضاوت و خدمات دولتی
- محکومین به جنایات عمدی و جنحه های منافی عفت
- معتادین به مواد مخدر
- اشخاص مشهور به فساد عقیده و فاقد صلاحیت اخلاقی
وظایف سردفتران اسناد رسمی
- ثبت وگواهی کردن تمامی معاملات، اسناد رسمی و خواسته های حقوقی افراد بر طبق قوانین.
- تنظیم و ثبت کردن اسناد مالی و غیرمالی مثل سند مالکیت زمین و منزل یا ماشین، وثیقه نامه و اجاره نامه و…
- بررسی هویت دو طرف معامله به همراه بررسی اسناد لازم برای احزار هویت
- دادن رونوشت گواهی شده از اسناد ثبت شده به اشخاصی که طبق مقررات حق گرفتن آن را دارند و آن اشخاص عبارتند از متعاملین و اشخاص ذینفع و کسانی که دادگاه دستور اعطای رونوشت سندی را به آنها داده است .
- تصدیق صحت امضا یا گواهی امضای اشخاص برای مصون ماندن از تردید و انکار
- قبول و حفظ اسنادی که به امانت می گذارند مانند وصیت نامه
وظایف سردفتر دفاتر ازدواج و طلاق
آماده کردن و تنظیم مدارک مورد نیاز قبل از ازدواج و طلاق,تحویل معرفی نامه برای انجام آزمایش خون قبل از ازدواج,توضیح دادن شرایط ضمن عقد و طلاق برای دو طرف,خواندن صیغه عقد و طلاق,انجام امور ثبت رسمی و قانونی ازدواج و طلاق, آشنایی با کلیه قوانین حقوقی و ثبتی کشور, داشتن ارتباط اجتماعی مناسب
دفتر اسناد رسمی
(دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه ای عقود و قراردادها و ثبت رسمی اسناد در ایران است.
هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است ولی بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می شود.
دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است.
مهم ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است.
این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع های بی مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند.
کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از کارهای این نهاد است.
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده است.
دفاتر اسناد رسمی بخشی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمناً کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می دهند.
واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده است.
دفترخانه ها هنگام تنظیم سند از کدام ادارات استعلام می گیرند
استعلام از سازمان ثبت احوال
; دفترخانه هنگام تنظیم کلیه اسناد کد ملی و تاریخ تولد شخص را در سیستم ثبت آنی وارد میکند و ثبت احوال سایر مشخصات مانند: نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، محل صدور، شماره سریال شناسنامه را به صورت آنی نمایش می دهد.
همچنین وضعیت حیات وی و معتبر بودن اطلاعات شخص با سازمان ثبت احوال مشخص می گردد.
استعلام افراد ممنوع المعامله
پس از دریافت اطلاعات از ثبت احوال در صورتی که شخص ممنوع المعامله باشد به همراه علت ممنوع المعامله بودن به طور کامل نمایش داده می شود.
همچنین در صورتی که قبلاً ممنوع المعالمه بوده باشد و رفع ممنوع المعامله بودن آن و علت آنها به طور کامل نمایش داده می شود.
استعلام از اداره پست
هنگام تنظیم سند پس از دریافت ۲ استعلام فوق تعیین اقامتگاه قانونی شخص ضروری است.
به طوری که چنانچه در آینده اقامتگاه و نشانی شخص تغییر کند باید به دفترخانه مراجعه نماید و آدرس جدید خود را اعلام نموده و دفترخانه در سیستم ثبت آنی لحاظ خواهد کرد.
به همین منظور با ورود کد پستی شخص در سیستم ثبت آنی نشانی کامل او به صورت آنی بارگزاری خواهد شد.
استعلام از سازمان ثبت اسناد و املاک
در مواردی که قصد انتقال آپارتمان یا هر نوع ملک و زمینی داشته باشید، دفترخانه از سازمان ثبت اسناد و املاک استعلام می نماید که در آن صحت اطلاعات مندرج در سند نظیر: پلاک ثبتی، متراژ، ناحیه ثبتی، بخش ثبتی، شماره دفتر الکترونیک، مشخصات مالک یا مالکین و … به طور کامل مشخص می گردد.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر کلیک کنید
استعلام از اداره امور مالیاتی
دفترخانه اسناد رسمی همچنین برای تنظیم اسناد آپارتمان و… باید از سازمان امور مالیاتی هم استعلام نماید و مالیات این نقل و انتقال را بپردازد.
و نیز اگر فروشنده هر نوع بدهی مالیاتی داشته باشد مشخص می گردد.
برای اطلاعات بیشتر در مورد این استعلام اینجا کلیک کنید
ادله اثبات دعوی
هر کس مدعی حقی باشد باید آن را اثبات کند و مدعی علیه هر گاه در مقام دفاع، مدعی امری شود که محتاج به دلیل باشد اثبات امر بر عهده او است. (ماده ۱۲۵۷ قانون مدنی)
دلایل اثبات دعوی از قرار ذیل است (ماده ۱۲۵۸ قانون مدنی):
به موجب قانون مدنی، ادله اثبات دعوی پنج گونه است که عبارتند از:
اقرار
اقرار اخبار به حقی است برای غیر، بر ضرر خود.
و در فرهنگ عمید آمده است که اعتراف کردن به امری به سود دیگری و به زیان خود
اقراربه هرلفظی ممکن است به شرط آنکه اقرارکننده بالغ، عاقل، قاصد و مختار باشد
سند
مدرک یا سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.
قانون مدنی ماده ۱۲۸۴، «نوشته ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد.»
انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
سند رسمی: سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند. مثل اسنادی که در دفترخانه ها تنظیم می شوند و شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و… . (از ویژگی های اسناد رسمی در آیین دادرسی دادگاه ها و مراجع رسیدگی کنندهٔ غیر دادگستری این است که نمی توان نسبت به این اسناد، اظهار انکار یا تردید کرد و تنها می توان مدعی جعلی بودن شد. همچنین از دیگر ویژگی های این اسناد، قابلیت اجرای مفاد این اسناد از راه حاکمیت دولتی از قبیل دوایر اجرایی ادارهٔ ثبت اسناد و املاک است.)
سند عادی: ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی: “غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد، عادی است”. به عبارت دیگر، سند عادی عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل. اگر چه اسناد تجارتی یادآوری شده در بالا، دارای تشریفاتی تقریباً مشابه سند رسمی می باشند، از آن جهت که شماره گذاری و پلمپ آن ها توسط مامورین رسمی دولتی انجام می پذیرد، ولی این اسناد نیز سند رسمی محسوب نشده پس سند عادی هستند.
شهادت
شهادت در فرهنگ لغت ازجمله به معنای گواهی دادن و تأییدکردن است و در دانش حقوقی گواهی کتبی یا شفاهی دادن در محضر دادگاه است.
امارات
اماره (فقه) در لغت به معنای نشانه و در حقوق اوضاع و احوالی است که به حکم قانون یا به نظر قاضی دلیل بر امری شناخته شود.
قسم
سوگند یا قسم، اقرار و اعترافی را گویند که شخص از روی شرف و ناموس خود می کند و خدا یا بزرگی را شاهد گیرد.
سند رسمی:سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد باشد. (ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی)
سند بر دو نوع است: (ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی)
- سند رسمی.
- سند عادی.
اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. (ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی)
غیر از اسناد مذکور در بند فوق، سایر اسناد عادی است. (ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی: “غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است”.)
پس، اسنادی که در دفترخانه تنظیم می شود برابر ماده ۱۲۸۷ و ۱۲۵۷ و ۱۲۸۹ قانون مدنی، رسمی هستند.
با این توضیحات انجام معاملات به صورت دستی و در قالب قولنامه، مبایعه نامه و همچنین امضای تعهد نامه، اقرارنامه، رضایت نامه و … بین طرفین بدون ثبت رسمی در دفترخانه در قالب سند عادی است و اعتبار سند رسمی را ندارد و در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد نیست.
تفاوت سند رسمی با سند عادی از زبان کانون سردفتران و دفتریاران
از جهات مختلف سند رسمی با سند عادی تفاوت دارد.
سند رسمی، قدرت اجرایی دارد در حالی که در اسناد عادی، اصل بر عدم قدرت اجرایی است؛
تاریخ سند رسمی، هم از لحاظ اصحاب دعوی و هم از نظر اشخاص ثالث، معتبر است در حالی که تاریخ سند عادی، برای اشخاص ثالث مؤثر نیست.
به گزارش میزان، تحقق بخشیدن به عدالت و تظلم خواهی یکی از وظایف اصلی دستگاه قضایی ایران است که در اصل یکصد و پنجاه و ششم قانون اساسی به آن اشاره شده است.
در راستای اجرای عدالت، رسیدگی به پرونده های دعاوی ملکی یکی از وظایف این نهاد جمهوری اسلامی ایران است.
دعاوی که حجم بسیار انبوهی از پرونده های وارده به دستگاه قضایی را تشکیل می دهد.
آمار و ارقام این پرونده ها چیزی حدود ۵۰% از دعاوی حقوقی است.
به عبارت بهتر منشأ حداقل ۵۰ درصد از پرونده های حقوقی در کشور، ریشه در معاملات عادی و اختلافات مالی دارد.
اما دعاوی معاملات عادی و رسمی چیست که این چنین بار سنگینی را به دستگاه قضایی، نظام و نهایتاً مردم تحمیل می کند؟
سند رسمی و سند عادی چیست؟
با یک مطالعه مختصر در کتب حقوقی و قوانین می فهمیم که اسناد در ایران دارای دو تقسیم بندی سند عادی و سند رسمی هستند.( ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی).
در تعریف سند رسمی قانونگذار اینگونه تعریف کرده است که اسنادي که در اداره ثبت اسناد و املاک يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مأموران رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند، رسمي است. ( ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی).
سند عادی را هم اینگونه تعریف کرده است که غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است. ( ماده ۱۲۸ قانون مدنی).
با این توضیحات انجام معاملات به صورت دستی و در قالب قولنامه یا مبایعه نامه بین طرفین بدون ثبت رسمی در قالب سند عادی است.
تفاوت سند رسمی با عادی
اما این اسناد در ماهیت چه تفاوت هایی دارند و مزایا و معایبشان نسبت به یکدیگر چیست؟
در مورد سند رسمی، فقط ادعای جعل قابل طرح است، در حالی که سند عادی هم در معرض ادعای جعل بوده و هم قابل تکذیب (تردید و انکار) است؛
سند رسمی، تابع تشریفاتی است که از قبل قانون معین کرده، در حالی که اصل در سند عادی عدم تشریفات است.
در سند رسمی، مأمور رسمی دولت در تنظیم آن دخالت دارد، در حالی که سند عادی را افراد به هر نحو بخواهند تنظیم می کنند.
به علاوه اینکه سند رسمی، در صورت مفقود شدن، تهیه رونوشت از آن به سادگی ممکن است ولی با گم شدن سند عادی نمی شود از رونوشت آن استفاده کامل کرد.
این تفاوت ها همه ماجرا نیست.
در حوزه ی اموال غیرمنقول (مانند ملک و زمین) قرار بود سند عادی توسط حاکمیت معتبر شناخته نشود (ماده ۴۸ قانون ثبت) و دولت فقط کسی را مالک بشناسد که سند رسمی دارد(ماده ۲۲ قانون ثبت).
ولی مصوبات بعدی مجلس و ابطالیه های شورای نگهبان سبب شد نه تنها سند عادی در دادگاه پذیرش شود بلکه به استناد آن سند رسمی نیز باطل گردد.
تا جایی که اختلافات فراوان بین متعاملین سبب شده است هر یک با داشتن سندی عادی، خود را صاحب حق بدانند و توقع داشته باشند این حق را دستگاه قضایی برای آنها ثابت کند.
آسیب های اعتباردهی به اسناد عادی چیست؟
این تفاوت در اعتبار اسناد باعث می شود پرونده هایی با موضوع ابطال سند رسمی مالکیت، زمین خواری، فروش مال غیر، فرار از پرداخت های قانونی مانند عوارض و مالیات، تغییر کاربری اراضی و… روز به روز بیشتر به دستگاه قضایی کشور وارد شوند.
فروش یک ملک به چند نفر
یکی از جرائمی که در سال های گذشته بسیاری از مردم را متضرر کرده است، فروش یک واحد مسکونی همزمان به به چند نفر است.
در این خصوص فروشنده با حضور در بنگاه های املاک مکرراً اقدام به تنظیم بیع نامه (که یک نوع سند عادی است) برای یک ملک می کند.
در این جرم فرد فروشنده ممکن است در یک روز یک واحد مسکونی را به چند نفر به صورت جداگانه بفروشد و خریدار بی اطلاع از معاملات دیگر او با تحویل گرفتن تنها یک مبایعه نامه، میلیون ها تومان پول را به حساب فروشنده قلابی واریز کند.
این در حالی است که اگر فرد خریدار برای تنظیم مبایعه نامه به جای مراجعه به بنگاه معاملات املاک به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می کرد این کلاهبرداری صورت نمی گرفت.
چون با صدور سند رسمی برای یک واحد مسکونی دیگر امکان فروش چند باره آن وجود ندارد و با یک استعلام ساده از ادارات ثبت، مالک واحد مسکونی قابل احراز است.
ضرورت توسعه ثبت رسمی در کشور
با ذکر مثال بالا که مبتلا به جامعه است باید پذیرفت که ریشه بسیاری از اقدامات مجرمانه مثل فروش مال غیر، زمین خواری و … انجام معاملات غیر رسمی و غیر شفاف است.
مثلا انتقال و تقسیم اراضی مذکور به صورت رسمی و در دفترخانه ها، مستلزم اخذ مجوز لازم از مراجع حامی و ناظر کاربری اراضی کشاورزی و باغ ها و منابع طبیعی است
اما تنظیم مبایعه نامه ها (سند عادی) در خارج از دفترخانه ها بدون مجوزهای مذکور و بی توجه به آنها صورت می گیرد.
لذا ثبت رسمی معاملات به دلیل ایجاد شفافیت و فراهم کردن قابلیت رهگیری معاملات بهترین راهبرد به منظور حل معضل اسناد عادی است.
پیشگیری از جرائم اقتصادی
علاوه بر این موارد اسناد عادی زمینه فساد اقتصادی و فرار مجرمان را نیز فراهم کرده است.
بسیاری از بدهکاران کلان بانکی و نیز کلاهبرداران کلان که مال و پول مردم را تحت پوشش شرکت های لیزینگ، صندوق های تعاونی و… ربوده اند از طریق انتقال عادی املاک، آن ها را نقد کرده و فرار می کنند.
اما ثبت اجباری معاملات، سبب شناسایی مالک و امکان ردگیری و پس بینی سابقه معاملات می شود و امکان شناسایی معاملاتی که به قصد فرار از دین انجام می شود را فراهم می کند.
عدم نیاز به حضور در دادگاه ها
علاوه بر این، ثبت معاملات اموال غیر منقول، ایفای تعهدات طرفین و اجبار آنها به انجام تعهد از طریق اداری و غیر قضایی را ممکن می سازد.
در این حالت برای اجبار متعهد به مفاد قرارداد، نیازی به مراجعه به دادگاه و اخذ رای قاضی نیست.
مهر سردفتر اسناد برای توسل به قوای قهریه و رسیدن به خواسته کافی است.